Как хранятся трудовые книжки работников

 

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении. Правила назначения ответственного за ведение трудовых книжек, акт приема передачи трудовых книжек и срок их хранения важный аспект делопроизводства. Правила хранения трудовых книжек регулируются действующим законодательством. Какие требования предъявляют нормативные акты?

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству. Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Места для хранения бланков ТК

Скачать бланк акта на списание испорченных бланков трудовых книжек бесплатно в формате word

Сотрудникам, которые устроились работать на предприятие, оформляют трудовые книжки (ТК). Для этого используют абсолютно новые чистые бланки. Так как бланк ТК не имеет большой ценности, никаких особых условий его хранения не предусмотрено.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

В каких условиях хранятся бланки ТК? Место для хранения подобной документации определяет руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров. Ущерб от того, что бланки по какой-то причине испортятся, будет минимальным. Предприятие просто приобретет вместо них новые бумаги.

Но такие моменты не исключают необходимости в правильном выборе места хранения. Сотрудник, который отвечает за сохранность бланков, должен сделать все возможное, чтобы место хранения всегда было чистым.

Также важно предпринять меры для того, чтобы у неблагонадежных лиц не возникло желание позаимствовать этот документ для использования его в неправомерных деяниях.

Важно! Если бланки были испорчены, их не просто выбрасывают. Ответственный сотрудник составляет специальный акт на списание и уничтожает их.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Фото 2

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

В истечение 2 лет её надлежит передать на хранение в архив предприятия, где в общей сложности документы хранятся на протяжении 50 лет.

Правила учета

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

  • приходно-расходные книги;
  • журнал учета выдачи и приема ТК.

В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.

Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.

За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно! И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании.

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу. Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение. Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек

Скачать бланк акта приема-передачи трудовых книжек бесплатно в формате word

Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.

Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.

Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.

Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.

Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Расчет стажа работы по трудовой книжке.

Сроки хранения документов учета производственного стажа

Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.

Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.

В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Фото 3

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как хранить трудовые книжки

Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:

  1. приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
  2. учет движения книжек.

Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.

В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции.

В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и вкладышей.

Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

В случае разрыва отношений с предприятием, сотрудник получает свой документ на руки. Факт выдачи и получения документа подтверждает роспись сотрудника в личной карточке и в книге №2.

Обе книги подлежат обязательной нумерации и прошнуровке. Руководитель заверяет подписью журналы учета, опломбирует их или скрепляет сургучной печатью. Книжки и сопутствующие бланки – документы строгой отчетности, соответственно, где и как их хранить, обозначено установленными нормативами.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.

Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2019 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.

Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.

Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.

Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Действия работодателя в случае утери

Фото 4

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.
Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom
  • https://naim.guru/trudovaya-knijka/vedeniya-hraneniya-i-uchyot.html
  • https://potreb-prava.com/trudovoe-pravo/gde-dolzhny-xranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov-i-kto-neset-otvetstvennost-za-nix.html
  • https://kadrovyhdel.ru/trudovaya/knizhka-hranenie.html
  • https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/gde_dolzhny_hranitsya_trudovye_knizhki_rabotnikov/
  • https://ktovdele.ru/pravila-hraneniya-trudovyih-knizhek.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий